この記事は、事務所のウォーターサーバー経費を見直したい管理部門の方に向けて書いています。
「なんとなく続けている」ウォーターサーバー、実は年間数十万円の削減余地があるかもしれません。この記事では、経営管理15年の経験をもとに、コスト構造の整理から従業員数別のシミュレーション、稟議にも使える3つの見直しポイントをまとめました。
この記事のポイント
・ウォーターサーバー経費の4つの構成要素がわかる ・10人・30人・50人規模別のコストシミュレーションがわかる ・年間数十万円の削減につながる見直しポイントがわかる ・稟議を通すための根拠の作り方がわかる
それでは早速見ていきましょう。
この記事は、事務所のウォーターサーバー経費を見直したい管理部門の方に向けて、コスト構造の整理と削減ポイントをまとめています。具体的な機種選定に進みたい方は【電気ポットvsウォーターサーバー電気代比較｜40代パパが選ぶおすすめ7選】をご覧ください。
事務所のウォーターサーバー経費、見直していますか？【管理部門の視点】
事務所に当たり前のように置いてあるウォーターサーバー。導入時には比較検討したはずなのに、その後は「なんとなく続けている」というケースが多いのではないでしょうか。
よくある「なんとなく続けている」パターン
経営管理の仕事を15年やってきて、こんな状況を何度も見てきました。
「前任者が契約したから、そのまま使っている」「毎月の請求書を見ても、高いのか安いのかわからない」「他の業務が忙しくて、見直す時間がない」
どれも、よくある話です。ウォーターサーバーの経費は、月数千円〜数万円程度。1件あたりの金額が大きくないため、後回しにされがちです。
でも、年間で見ると数十万円のコスト。従業員50人規模のオフィスなら、年間100万円を超えることも珍しくありません。
経費を分解すると見えてくる改善ポイント
「高いか安いか」を判断するには、まず経費を分解する必要があります。
ウォーターサーバーの経費は、大きく4つの要素で構成されています。水代、電気代、サーバーレンタル代・メンテナンス費、そして「見えないコスト」です。
次のパートで、それぞれの要素を詳しく整理していきます。
ウォーターサーバーの経費を構成する4つの要素【コスト構造の整理】
経費を分解すると、どこに改善余地があるかが見えてきます。
| 経費要素 | 内容 | 月額目安（10人規模） | 経費処理区分 |
|---|---|---|---|
| 水代 | ボトル購入費用または定額制利用料 | 3,000〜6,000円 | 消耗品費 |
| 電気代 | サーバー稼働にかかる電力費用 | 300〜1,000円 | 水道光熱費 |
| レンタル料 | サーバー本体のレンタル費用 | 0〜1,500円 | 賃借料／リース料 |
| メンテナンス費 | 定期清掃・フィルター交換等 | 0〜500円 | 修繕費／消耗品費 |
水代（使用量に比例するコスト）
宅配型ウォーターサーバーの場合、水代は使用量に比例します。12Lボトル1本あたり1,200〜2,000円程度が相場です。
10人のオフィスで、1人あたり1日500ml消費すると仮定すると、月の消費量は約100L。12Lボトル約8本で、水代は月9,600〜16,000円になります。
一方、浄水型（給水型）ウォーターサーバーは、水道水を使うため水代は実質ゼロ（水道代のみ）です。どれだけ使っても追加料金がかからないため、消費量が多いオフィスほどコストメリットが大きくなります。
電気代（機種によって2〜3倍の差）
電気代は、機種によって大きく異なります。
従来型（常時保温型）は月800〜1,200円程度。瞬間湯沸かし型は月300〜500円程度。その差は年間6,000〜10,000円にもなります。
2児の父として家庭でも感じていますが、「常時オン」と「使うときだけオン」の差は、積み重なると大きいです。オフィスでも同じ発想で、省エネ機種への切り替えは検討の価値があります。
サーバーレンタル代・メンテナンス費
サーバーレンタル代は、月0〜1,500円程度が相場です。「レンタル無料」と謳っているサービスでも、水代にマージンが乗っているケースがあるため、トータルコストで比較することが重要です。
メンテナンス費は、定期清掃や部品交換を含むプランと、含まないプランがあります。含まないプランの場合、年1回の清掃に5,000〜10,000円程度かかることがあります。
見えないコスト（ボトル交換の人件費・ゴミ処理）
経営管理の視点で見落としがちなのが、「見えないコスト」です。
宅配型のボトル交換は、誰かがやらなければいけません。12Lボトルは約12kg。これを持ち上げてセットする作業を、誰がやっていますか？
「気づいた人がやる」という状態だと、特定の人に負担が偏りがちです。その人の時間を人件費に換算すると、月に数千円のコストになっているかもしれません。
また、宅配型はボトルのゴミ（または空ボトルの保管スペース）も発生します。浄水型なら、この問題は発生しません。
従業員数別コストシミュレーション【10人・30人・50人】
具体的な数字で見ていきましょう。
10人規模のオフィスの場合
前提条件： ・1人あたり1日500ml消費 ・月の稼働日数20日 ・月の消費量：10人 × 0.5L × 20日 = 100L
宅配型の場合：
| 項目 | 月額 |
|---|---|
| 水代（12Lボトル約8本） | 約12,000円 |
| 電気代（従来型） | 約1,000円 |
| サーバーレンタル代 | 約1,000円 |
| 合計 | 約14,000円 |
浄水型の場合：
| 項目 | 月額 |
|---|---|
| サーバーレンタル代（定額） | 約3,300円 |
| 電気代（瞬間湯沸かし型） | 約500円 |
| 水道代（増加分） | 約200円 |
| 合計 | 約4,000円 |
差額：月10,000円、年間120,000円の削減効果。
30人規模のオフィスの場合
前提条件： ・月の消費量：30人 × 0.5L × 20日 = 300L
宅配型の場合：
| 項目 | 月額 |
|---|---|
| 水代（12Lボトル約25本） | 約37,500円 |
| 電気代 | 約1,000円 |
| サーバーレンタル代 | 約1,000円 |
| 合計 | 約39,500円 |
浄水型の場合（2台設置想定）：
| 項目 | 月額 |
|---|---|
| サーバーレンタル代（3,300円×2台） | 約6,600円 |
| 電気代（500円×2台） | 約1,000円 |
| 水道代 | 約500円 |
| 合計 | 約8,100円 |
差額：月31,400円、年間376,800円の削減効果。
50人以上の場合の注意点
50人以上のオフィスでは、削減効果はさらに大きくなりますが、いくつか注意点があります。
まず、設置台数の検討が必要です。フロアが分かれている場合は、各フロアに設置しないと利便性が下がります。
また、給水の手間も考慮が必要です。浄水型は定期的にタンクへの給水が必要です。誰がやるかを事前に決めておかないと、「ボトル交換問題」と同じ状況になります。
水道直結型であれば給水の手間はゼロになりますが、設置工事が必要です。テナントオフィスの場合は、オーナーへの確認が必要になることもあります。
経費削減につながる3つの見直しポイント【稟議にも使える】
経費削減の稟議を通すために、押さえておくべきポイントを整理します。
宅配型から浄水型への乗り換え
もっとも削減効果が大きいのが、宅配型から浄水型への乗り換えです。
先ほどのシミュレーションでも見たように、10人規模で年間12万円、30人規模で年間37万円の削減が見込めます。
ただし、乗り換えには注意点があります。宅配型の契約には、2〜3年の最低契約期間が設定されていることが多く、途中解約には違約金がかかる場合があります。
稟議を出す際は、「違約金を払ってでも乗り換えた方が得かどうか」を計算しておくと、説得力が増します。
省エネ機種への切り替え
同じ宅配型・浄水型の中でも、省エネ機種への切り替えで電気代を削減できます。
年間6,000〜10,000円程度の差ですが、複数台設置している場合は積み上がります。契約更新のタイミングで、省エネ機種への変更を交渉してみてください。
契約内容の再交渉
意外と見落とされがちなのが、既存契約の再交渉です。
長期契約している場合、「継続利用割引」や「台数割引」が適用できるケースがあります。また、競合他社の見積もりを取って、価格交渉に使うことも有効です。
経営管理の仕事をしていると、「言わないと損」という場面をたくさん見てきました。ウォーターサーバーの契約も例外ではありません。
まとめ【経費削減は「見える化」から始まる】
事務所のウォーターサーバー経費を見直すポイントを整理してきました。
重要ポイント：
・経費は「水代」「電気代」「レンタル代」「見えないコスト」の4要素で構成される ・宅配型から浄水型への乗り換えで、10人規模なら年間12万円、30人規模なら年間37万円の削減効果 ・省エネ機種への切り替えで、電気代を半分以下に抑えられる ・「見えないコスト」（ボトル交換の人件費・ゴミ処理）も見落とさない ・契約更新のタイミングで再交渉するのが効果的
経費削減は、まず「今いくらかかっているか」を見える化することから始まります。
この記事をきっかけに、一度、現在の契約内容と月額コストを確認してみてください。
具体的な機種選定に進みたい方は、比較記事を参考にしてください。
家庭用も含めた7機種を、電気代・コスパ・使い勝手の観点で比較しています。オフィス向けの選び方も触れているので、稟議資料の参考になるはずです。
👉 機種比較と電気代の詳細はこちら【電気ポットvsウォーターサーバー電気代比較｜40代パパが選ぶおすすめ7選】
家庭用として自宅に導入した体験談も、参考になるかもしれません。
👉 4人家族での導入体験談【4人家族のウォーターサーバー電気代を公開｜月410円で電気ポットより安かった話】
